Внедрение системы управления ИТ-проектами

Департамент ИТ-проектов Газпром нефть
Услуги: Система управления проектами (PPM), Управленческий и ИТ консалтинг
Отрасль: Нефть и газ
Заказчик: ОАО "Газпром нефть"
Расположение: Москва
Сроки: 2012

Обоснование проекта: Проект внедрения системы управления ИТ-проектами являлся частью общей программы реорганизации ДИТАТ. Проект включал стандартизацию деятельности по управлению ИТ-проектами (разработка стандартов, методик, регламентов) и внедрение информационной системы управления проектами.

Предпосылками разработки и внедрения системы явилось:

  • Наличие в Компании проектов, которые не заканчивались внедрением решения, с результатами выполненных работ было непонятно что делать. Использовать их было невозможно, переделывать – дороже, чем сделать заново.
  • Увеличение количества ИТ-проектов и повышение их сложности, повышение степени связанности проектов между собой. Необходимость оценивать проекты и их результаты с точки зрения влияния на цели ИТ-стратегии компании.
  • Отсутствие общих подходов к управлению ИТ-проектами, общих основ планирования и контроля. Это приводило к тому, что каждый проект от идеи до создания ИТ-актива проходил по уникальным правилам и подразумевал уникальную систему контроля реализации этого проекта.
  • Процесс концептуального выбора решения из предлагаемых на рынке не был обязательным для прохождения, что приводило к внедрению не самых эффективных решений.
  • Неопределенность зон ответственности всех участников процесса управления проектом (как Спонсора, Руководителя проекта, так и Функциональных заказчиков и подразделений ДИТАТ и Блока организационных вопросов)
Цель проекта: Стандартизация деятельности по управлению ИТ-проектами, чтобы
  • повысить управляемость проектной деятельности компании за счет введения комплекса организационных, методических и информационных средств, формализующих и поддерживающих процессы управления проектами;
  • использовать актуальную информацию о статусе проектов для контроля за проектной деятельностью и для принятия решений о существенных изменениях на основании оперативных данных по всем проектам;
  • применять единый эффективный подход и средства управления проектами с четким разделением полномочий и ответственности ролей в проектном управлении;
  • накапливать историческую информацию – базу знаний по проектам – для будущих проектов;
  • повысить эффективность использования ресурсов компании, в том числе – упростить процедуру «вхождения в работу» нового руководителя проекта;
  • усилить контроль качества, сроков и бюджета проектов.

Задачи проекта:

  • Разработка методологии управления ИТ-проектами;
  • Внедрение Информационной Системы Управления Проектами (ИСУП) на базе MS Project Server 2010;
  • Интеграция ИСУП с системами КСУ НСИ и СБУ
  • Обучение пользователей по управлению проектами и работе с ИСУП.

Описание решения:

Методология управления ИТ-проектами устанавливает:

  • Жизненный цикл ИТ-проекта в компании ОАО «Газпром нефть»
  • Описание ролей, ответственных и зоны ответственности за разработку, экспертную оценку и принятие решений
  • Регламенты выполнения работ и управления проектом
  • Шаблоны используемых управленческих и технических документов

ИСУП на базе MS Project server 2010 реализует:

  • Поддержку работы с документами Жизненного цикла ИТ-проекта
  • Процессы планирования и контроля сроков и бюджетов выполнения работ
  • Построения отчетности по портфелю ИТ-проектов и отдельным проектам

Обучение пользователей:

  • Разработаны обучающие материалы для сотрудников в виде презентаций, отражающих концептуальную суть, а также весь пакет документации по работе с ИСУП.
  • Проведено обучение сотрудников.

Эффект от внедрения на различных уровнях управления:

Внедрение ИСУП позволило достичь следующих результатов на разных уровнях управления:

Руководство организации:

  • Повышение эффективности проектной деятельности компании за счет введения комплекса организационных, методических и информационных средств, формализующих и поддерживающих процессы управления проектами
  • Своевременное получение достоверной отчетности
  • Использование актуальной информации о портфеле проектов в принятии управленческих решений

УИТАТ Блоков/ Проектные офисы:

  • Контроль выполнения портфеля в разрезе календарных сроков, бюджетов, статусов за счет использования актуальной информации о статусе проектов
  • Повышение эффективности работы проектных команд за счёт использования стандартизованных инструментов УП
  • Снижение затрат на формирование и предоставление отчетности вышестоящему руководству по портфелю проектов
  • Использование исторической информации для повышения эффективности процессов УП
  • Упрощение процедуры «вхождения в работу» нового руководителя проекта
  • Гибкая отчетность с возможностью детализации
  • Оценка работы подрядчиков

Рабочая группа проекта….

  • Единая точка доступа и среда коммуникаций (доступ всех участников к актуальной информации по проектам)
  • Инструмент контроля сроков и задач по проектам
  • Инструмент своевременной эскалации проблем на руководство
  • База знаний: доступ к актуальной НМД (шаблоны и стандарты по работе)
  • На уровне функциональных подразделений:
  • ….

Эффект от внедрения:

Синхронизированы подходы различных Блоков компании, в каждом из которых имелись свои практика и подходы к реализации ИТ-проектов, подход стал общим.

Процесс реализации ИТ-проектов стал прозрачен сверху, логика подготовки и принятия решений доведена до всех участников процесса, у Руководителя проекта и Команды проекта появились стандартизованные формы для работы.

Используется единая ИСУП, позволяющая получить доступ как к актуальным планам, так и к историческим данным по реализации проектов. Все документы и решения о переходе на следующий этап реализации проекта документируются и доступны в архиве.

Внедренный стандарт позволил повысить качество принимаемых решений, выделять финансирование на более приоритетные проекты. Неактуальные проекты и идеи теперь можно корректно «заморозить», чтобы иметь возможность продолжить их выполнение в дельнейшем с той точки, на которой они были остановлены.

Команда